Kupujesz auto na firmę? Dowiedz się, jak rozliczyć koszty!

Samochód firmowy stanowi jeden z najważniejszych składników majątku firmy. Czasami jest wręcz niezbędny do prowadzenia działalności. Trudno wyobrazić sobie np. pizzerię nieposiadającą auta dostawczego. Wydatki związane z pojazdem należą do popularnych źródeł kosztów podatkowych. Warto, zatem wiedzieć, w jaki sposób je rozliczyć. Wszystko uzależnione jest od podstawy wykorzystania auta w danym przedsiębiorstwie.

Wprowadzenie samochodu do majątku firmy
Każdy właściciel firmy, który decyduje się na wprowadzenie samochodu do majątku firmy, może dokonywać rozliczenia wydatków eksploatacyjnych. Nie obowiązują go żadne limity, które wynikają z ewidencji przebiegu. Przy rozliczeniu kosztu zakupu stosowany jest natomiast mechanizm amortyzacji. To bardzo korzystne rozwiązanie dla firm, dlatego przedsiębiorcy chętnie korzystają z tej opcji. Samochód może stać się autem firmowym na trzy sposoby.

Przedsiębiorca może wykorzystać auto używane wcześniej do celów prywatnych i wprowadzić je do majątku firmy. Potrzebne jest wówczas spisanie oświadczenia, o przesunięciu składników majątku. Jest ono niezbędne w przypadku ewentualnej kontroli podatkowej. Bardzo ważne staje się również określenie wartości pojazdu. Ta kwota jest, bowiem podstawą do naliczania odpisów amortyzacyjnych.

Kolejne rozwiązanie to zakup samochodu od osoby prywatnej. Zakup odbywa się wówczas na podstawie umowy kupna-sprzedaży. Każda taka umowa podlega podatkowi od czynności cywilnoprawnych. Konieczne staje się, zatem uiszczenie podatku. W umowie można wpisać zarówno dane firmy, jak i dane prywatne jej właściciela. Umowa kupna jest podstawą rozliczenia nabycia samochodu w ramach kosztów uzyskania przychodu. Następuje to przez odpisy amortyzacyjne.

Przedsiębiorca ma również możliwość zakupu pojazdu od innej osoby prowadzącej działalność gospodarczą np. dealera aut. Podstawą zakupu jest wtedy faktura. Firma zostanie natomiast obciążona podatkiem VAT. Takiego zakupu dokonać można na fakturę 23%. Możliwe jest wówczas odliczenie VAT. Sprzedawca może także wystawić fakturę marża, która nie daje możliwości odliczenia VAT. Dokumentem stanowiącym podstawę wprowadzenia auta do majątku firmowego jest faktura, bez względu na jej rodzaj. To faktura dokumentuje wciągnięcie pojazdu do ewidencji środków trwałych oraz księgowanie odpisów amortyzacyjnych.

Czy samochód musi być zarejestrowany na firmę?
W dowodzie rejestracyjnym wcale nie muszą być wpisane dane firmowe, aby można było dokonać rozliczeń. W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej jest to właściwie niemożliwe. Przedsiębiorca jednoosobowy nie może podać do dowodu danych firmowych. Muszą w nim widnieć jego dane osobiste. Nie przeszkadza to jednak we wprowadzeniu samochodu do majątku przedsiębiorstwa. Nie powoduje również żadnych problemów związanych z rozliczaniem kosztów, odliczaniem VAT i odpisami amortyzacyjnymi. Co więcej, koszty rejestracji wliczane są do wartości początkowej samochodu